ความสำคัญและประเภทของการรับรองเอกสารราชการ

SEA ProTI
2 ก.ย. 2568
ยาว 1 นาที

การรับรองเอกสารราชการ (Official Document Certification) เป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในระบบกฎหมายและการบริหารราชการ เนื่องจากเอกสารราชการถือเป็นพยานหลักฐานที่ใช้ยืนยันสิทธิ หน้าที่ และความสัมพันธ์ทางกฎหมาย หากไม่มีการรับรอง ความน่าเชื่อถือของเอกสารอาจถูกตั้งข้อสงสัย และไม่สามารถนำไปใช้ในทางกฎหมายหรือในต่างประเทศได้อย่างสมบูรณ์

เหตุผลที่ต้องมีการรับรองเอกสารราชการ

การรับรองเอกสารราชการมีจุดประสงค์สำคัญดังนี้

ยืนยันความถูกต้องของข้อมูลการรับรองช่วยยืนยันว่าเอกสารที่ออกมานั้นถูกต้องตรงตามต้นฉบับ และไม่ได้มีการแก้ไขดัดแปลง
สร้างความน่าเชื่อถือทางกฎหมายเอกสารที่ได้รับการรับรองถือว่ามีสถานะเป็นหลักฐานทางกฎหมาย สามารถใช้ยื่นต่อศาล หน่วยงานราชการ และองค์กรระหว่างประเทศได้
ป้องกันการทุจริตและเอกสารปลอมการมีตรารับรองหรือลายเซ็นผู้มีอำนาจช่วยป้องกันการปลอมแปลงเอกสาร และเพิ่มความโปร่งใสในการใช้งาน
การใช้งานระหว่างประเทศเมื่อมีการนำเอกสารไปใช้ต่างประเทศ การรับรองโดยกรมการกงสุลหรือการทำ Apostille จะทำให้เอกสารได้รับการยอมรับตามมาตรฐานสากล

ประเภทของการรับรองเอกสารราชการ

การรับรองเอกสารสามารถแบ่งออกเป็นหลายประเภท โดยขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์การใช้ ดังนี้

การรับรองสำเนาถูกต้อง (Certified True Copy)เป็นการรับรองว่าเอกสารสำเนามีเนื้อหาตรงกับต้นฉบับทุกประการ มักใช้กับบัตรประชาชน ทะเบียนบ้าน หรือใบปริญญา
การรับรองลายมือชื่อ (Signature Certification/Notarization)เป็นการรับรองว่าลายเซ็นที่ปรากฏในเอกสารเป็นของบุคคลนั้นจริง โดยบุคคลที่มีอำนาจ เช่น ทนายความผู้ทำหน้าที่นิติกรรับรองเอกสาร (Notarial Services Attorney)
การรับรองคำแปล (Translation Certification)ใช้สำหรับเอกสารที่ต้องแปลเพื่อยื่นต่อหน่วยงานในประเทศหรือต่างประเทศ โดยนักแปลรับรองหรือสมาคมวิชาชีพ เช่น สมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (SEAProTI)
การรับรองโดยหน่วยงานรัฐ/กงสุล (Legalization/Apostille)การรับรองโดยกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ หรือ Apostille Convention เพื่อให้เอกสารไทยได้รับการยอมรับในต่างประเทศ

บทสรุป

การรับรองเอกสารราชการมีความสำคัญทั้งในด้านกฎหมาย ความน่าเชื่อถือ และการป้องกันการทุจริต รวมถึงเป็นกลไกที่ทำให้เอกสารสามารถนำไปใช้งานได้ทั้งในประเทศและต่างประเทศ การเข้าใจประเภทของการรับรองและเลือกใช้ให้ถูกต้อง จึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับทั้งบุคคลทั่วไป นักวิชาชีพด้านกฎหมาย และนักแปลเอกสาร

เอกสารอ้างอิง (References)

กรมการกงสุล. (2567). แนวทางการรับรองเอกสารราชการ. กระทรวงการต่างประเทศ.
พระราชบัญญัติวิธีปฏิบัติราชการทางปกครอง พ.ศ. 2539. ราชกิจจานุเบกษา.
International Organization for Standardization. (2020). ISO 17100: Translation services — Requirements for translation services. Geneva: ISO.
Hague Conference on Private International Law. (1961). Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents (Apostille Convention).

เกี่ยวกับนักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรองของสมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้

* สมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ (SEAProTI) ได้ประกาศหลักเกณฑ์และคุณสมบัติผู้ที่ขึ้นทะเบียนเป็น “นักแปลรับรอง (Certified Translators) และผู้รับรองการแปล (Translation Certification Providers) และล่ามรับรอง (Certified Interpreters)” ของสมาคม หมวดที่ 9 และหมวดที่ 10 ในราชกิจจานุเบกษา ของสำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ในสำนักนายกรัฐมนตรี แห่งราชอาณาจักรไทย ลงวันที่ 25 ก.ค. 2567 เล่มที่ 141 ตอนที่ 66 ง หน้า 100 อ่านฉบับเต็มได้ที่: นักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรอง

** สำนักคณะกรรมการกฤษฎีกาเสนอให้ตราเป็นพระราชกฤษฎีกา โดยกำหนดให้นักแปลที่ขึ้นทะเบียน รวมถึงผู้รับรองการแปลจากสมาคมวิชาชีพหรือสถาบันสอนภาษาที่มีการอบรมและขึ้นทะเบียน สามารถรับรองคำแปลได้ (จดหมายถึงสมาคม SEAProTI ลงวันที่ 28 เม.ย. 2568)

*** สมาคมวิชาชีพนักแปลและล่ามแห่งเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ เป็นสมาคมวิชาชีพแห่งแรกในประเทศไทยและภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ที่มีระบบรับรองนักแปลรับรอง ผู้รับรองการแปล และล่ามรับรอง